Klauzula Informacyjna dla Pracowników i Współpracowników Kontrahentów

W dniu 25 maja 2018 roku zaczęło obowiązywać rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwane dalej RODO.

W związku z powyższym, wypełniając wynikający z powyższej regulacji obowiązek informacyjny, pragniemy Państwa poinformować, że:

1: Administratorem Państwa danych osobowych jest Flexi Force Poland Sp. z o. o.
z siedzibą w Głownie, ul. Ludwika Norblina 17/19, 95-015 Głowno, KRS 0000269922,
NIP: 5252382009, REGON: 140778030, adres e-mail: privacy.pl@flexiforce.com

2: Z Koordynatorem do spraw Ochrony Danych Osobowych mogą Państwo skontaktować się pod adresem e-mail: privacy.pl@flexiforce.com

3: Państwa dane osobowe zostały udostępnione Administratorowi przez naszego Kontrahenta, którego Państwo reprezentują, są Państwo pracownikiem bądź współpracownikiem lub pozyskane zostały z rejestrów publicznych (np. rejestry przedsiębiorców, KRS/CEIDG), w związku z zawarciem i wykonaniem przez Administratora umowy handlowej, którą związany jest podmiot, którego Państwo reprezentują, są Państwo pracownikiem lub współpracownikiem.

4: Będziemy przetwarzali następujące kategorie Państwa danych osobowych:

a) w przypadku osób reprezentujących: imię/imiona i nazwisko, numer PESEL, funkcja
w organie reprezentującym, stanowisko, adres służbowej poczty elektronicznej, numer telefonu,

b) w przypadku pozostałych osób: imię/imiona i nazwisko, adres służbowej poczty elektronicznej, numer telefonu, stanowisko.

5: Przetwarzanie Państwa danych osobowych będzie miało miejsce, gdy wynikać to będzie:

a) z wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;

b) oraz gdy jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – a mianowicie, zawarcie i wykonywanie umowy handlowej łączącej Administratora oraz podmiot, który Państwo reprezentują, którego są Państwo pracownikiem bądź współpracownikiem, zapobieganie oszustwom, zapewnienie bezpieczeństwa środowiska teleinformatycznego, stosowanie wewnętrznych procesów nadzoru zgodności z prawem, a ponadto ustalanie, dochodzenie i obronę przed roszczeniami osób trzecich.

6: Potencjalnymi odbiorcami Państwa danych osobowych są podmioty, z którymi niezbędna jest współpraca w zakresie realizacji umowy łączącej Administratora i podmiot, który Państwo reprezentują, którego są Państwo pracownikiem bądź współpracownikiem.

7: Administrator może przekazywać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:

a) podmiotom przetwarzającym w związku ze zleconymi przez Administratora zadaniami realizowanymi w jego imieniu;

b) podmiotom współpracującym oraz kontrahentom, podwykonawcom;

c) operatorom pocztowym/kurierskim, które będą dostarczać przesyłki;

d) kancelariom prawnym, którym Administrator zlecił np. prowadzenie ewentualnych postępowań sądowym lub świadczenie innej pomocy w ramach obsługi prawnej;

e) podmiotom lub organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

8: Administrator nie przekazuje Państwa danych osobowych do państw trzecich (spoza obszaru UE/EOG) oraz organizacji międzynarodowych. Przekazanie Państwa danych osobowych podmiotom w państwach trzecich, może jednak nastąpić w szczególności, gdy:

a) Administrator utrzymuje swoje zasoby danych i ich kopie na serwerach podmiotów trzecich znajdujących się w państwach trzecich;

b) podmioty realizujące usługi wysyłki powiadomień SMS oraz usługi wysyłki pocztą elektroniczną powiadomień wygenerowanych w pdf znajdują się w państwie trzecim;

c) w razie  zaistnienia sytuacji opisanej powyżej lit. a) i b), Administrator  stosuje standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską,  dotyczące ochrony  danych  Wyjątkiem od powyższej zasady jest sytuacja gdy transfer danych odbywa się do państw trzecich w stosunku, do których Komisja Europejska wydała decyzję o zachowaniu właściwego stopnia ochrony danych osobowych, wtedy przekaz danych odbywa się na podstawie samej decyzji.

9: Posiadają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych osobowych, prawo wniesienia sprzeciwu.

10: Przysługuje Państwu także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (tj. organu nadzorczego w rozumieniu RODO), gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy RODO.

11: Państwa dane osobowe przechowywane są przez czas niezbędny do zawarcia
i wykonywania umowy handlowej, o której mowa powyżej. Okres przechowywania będzie wydłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie Państwa danych jest niezbędne dla ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora. Po tych okresach dane będą przechowywane jedynie przez czas wymagany przepisami prawa.

13: Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.